河北传媒学院档案工作规范
为了加强我院档案工作建设，提高档案管理水平，实现我院档案工作规范化的目标，参照原国家教委高等学校各类档案工作规范及兄弟院校做法，制定本办法。
一、档案工作的基本原则
（一）凡是我院在教学、科研、学生工作、党政管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属我院档案。
（二）学院档案必须实行集中统一管理，确保完整系统、准确和安全，以便于开发利用。
（三）学院档案严格实行文书档案产生部门立卷归档制度。
（四）各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理、立卷归档工作。
（五）努力实现档案工作的现代化管理，大力开发档案信息资源，充分发挥档案作用。
二、归档范围的确定
（一）确定的原则
1、归档的文件材料必须对学生、学校及社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值。
2、归档的文件材料必须反映学校及各职能部门工作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
（二）归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容范围见《河北传媒学院文书档案归档内容范围和保管期限表》。
2、归档的重点以本院形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文、电及附件。上级来文中应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
（三）不归档的文件材料
1、上级机关普发的供参阅、不办的文件材料。
2、上级机关发来供工作参考的抄件及征求意见未定稿的文件。
3、无查考利用价值的事务性、临时性的文件。
4、未经会议讨论，未经学院领导审查、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿，印刷文件的各次校对稿（学院领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
5、从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料。
6、学院内部互相抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等。
7、学院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料。
8、为参考目的从各方面收集的文件材料。
(以上某些方面如有需要，可以作为资料由本部门暂存)。
三、文件材料的立卷和归档
（一）文件材料的积累
1、各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新一年可能产生的文件材料内容，参照《河北传媒学院文书档案归档内容范围和保管期限表》编制案卷类目。
2、兼职档案员按照文书处理程序和要求，及时做好文件材料的收集工作，并归入相应的案卷类目卷宗（盒、袋）。
（二）立卷的原则与方法
1、立卷的原则
文件材料的立卷应按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，并适当照顾其保存价值分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动、便于查找利用为原则。
2、立卷的检查
在要求的归档时间之内，按照已编制的案卷类目将文件收齐归卷，并对归卷文件进行检查调整。
（1）检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
（2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。
（3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
（4）检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可组薄卷。
3、立卷的分类
（1）分年度
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件的形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件，归入专门年度。
（2）分问题
将文件按其内容所反映的问题或事物分开。
（3）分保管期限
将文件按照《河北传媒学院文书档案归档内容范围及保管期限》规定的不同保管期限分开。
4、立卷的组合
（1）立卷组合的基本要求
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
（2）立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可以组成一卷或数卷。
工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。简报按名称或期号组合。
其它文件材料可按照特殊形式组合。
5、卷内文件材料的排序
卷内文件材料按重要程度或时间顺序进行排序，分别为：
批复、批示在前，请示、报告在后。正件在前，附件在后。正本在前，定稿在后。转发件在前，被转发件在后。非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件材料按时间顺序排列。
6、卷内文件材料的装订与修补加工
卷内文件材料应以件为单位进行装订。装订规格一般应在文件材料的左侧，三孔一线，用线绳装订，每孔间隔6厘米。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠；拆除文件材料上的金属物。
7、卷内文件页号、件号的编写
成卷或成件装订的卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的右下角。每卷文件材料均应连续编写页号。
按件装订的卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编写件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正件与附件按一件计算。
8、拟写录入案卷题名
案卷题名要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”。
9、卷内文件目录的录入
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加「」号。
日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”三字，以8位数字表示。
页号：卷内文件起止之页的编号。
10、卷内备考表的填写
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名，标注时间。
立卷人：由组成本卷的责任者签名。
检查人：由立卷单位负责人签名。
（三）归档验收
立卷部门案卷整理完毕经档案室检查合格后，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
案卷移交时间：按年度归档的在次年六月底以前，按学年度归档的在次学年寒假以前。
四、档案的管理
（一）分类编号
1、按《中国档案分类法教育档案分类表》分类标引，给出检索分类号。
2、根据学校档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。
3、档案档号结构的组成
结构组成：档号＝全宗号＋年度号＋档案分类号＋案卷号
（二）编目
1、档案室在接受的案卷卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签。
2、按分类原则编制档案案卷目录及卷内目录。
3、及时将数据存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。
（三）排架、保管
1、将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左至右竖立排放。
2、与文件材料配套的特殊载体档案，按有关规定处理。
（四）保管、利用、统计、鉴定和销毁按有关规章执行。