会议管理制度

      第一条　为规范院办会议管理，提高会议保障质量，特制定本制度
      第二条　院办承办的会议种类
      （一）院长办公例会。一般每周一召开，参加人员为校领导班子成员。
      （二）中层干部会议。一般周三召开，隔周召开一次，参加人员为全校中层干部。
      （三）学校年会。每学年末召开，参加人员为全校中层以上干部及教职工代表。
      （四）迎接上级检查及兄弟院校参观访问会议。要求校领导及职能部门领导参加。
      第三条　做好会务保障
      （一）搜集议题，报校长审定。
      （二）下发会议通知。
      （三）清理会议场所卫生。
      （四）布置会场，摆设主席台，打印摆放桌签。
      （五）准备鲜花、水果、茶水、纸巾、纸杯等。
      （六）起草、印制、分发会议所用材料。
      （七）制作签到表。
      （八）安排就餐和住宿。
      第四条　维护会场秩序和纪律
      （一）监督与会人员遵守开会时间，不得迟到早退。
      （二）要求与会人员保持会场安静，手机调至静音或振动状。
      （三）提醒发言者简明扼要，不要超过限定发言时间。
      （四）做好考勤登记。
      第五条　做好会议内容整理
      （一）专人负责会议记录，并根据会议形成的意见，制作会议纪要。
      （二）将经院领导审定后的会议纪要及时上报集团院办。
      （三）整理上级领导讲话，连同会议材料一并归档入卷。
      （四）搞好会议宣传报道。
      第六条　做好会议室管理
      （一）会议室归院办管理，应指定专人负责。
      （二）机关其他业务处室需使用会议室时，应提前一天提出申请，院办负责提前整理会议室卫生，准备水果、茶水等物品。
      （三）会议室投影仪、音响等设备由专人负责，要经常进行检查，发现问题及时维护，保持设备始终处于良好状态。