河北传媒学院档案管理办法
2015-05-29 15:40:05 浏览量：
第一章 总 则
第一条 为了加强我院档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的基本精神，制定本办法。
第二条 凡是在我院招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的文件材料，均属学院档案。学院全部档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全。
第三条 学院的档案工作是学院重要的基础性工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志，也是记录和维护学院真实面貌的史料性工作。学院应把档案工作纳入学院整体发展规划、列入议事日程、加强对档案工作的领导，在人员、经费、用房、设备等方面给予保障。把档案工作纳入各部门工作计划和相关的管理制度，纳入教学、科研和管理人员的职责范围和考核目标。
第二章 领导体制和档案部门的基本任务
第四条 学院档案工作受省教育厅领导，并接受省档案局的业务指导、监督和检查。
第五条 学院应由一名院长分管学院的档案工作，各处级单位由一名负责人分管本单位、本部门的档案工作，并根据需要设一名兼职档案工作人员。
第六条 学院档案室是学院档案工作的职能管理部门，是保管和开展提供利用本院档案的专门工作机构，负有对全院档案工作统筹规划，制定制度，统一管理，进行指导、监督与检查的责任。
第七条 学院档案室的基本任务
1、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、法规、方针政策及保密规定，规划全校档案工作。
2、制订、完善学院档案工作制度，维护学院档案的完整和安全，集中统一管理全院各门类档案。
3、负责全院各类档案及有关资料的收集、鉴定、分类、保管和统计工作。
4、开展档案信息的开发利用和服务工作。
5、指导、监督、检查各部门兼职档案员档案材料的立卷归档工作。
6、负责全院兼职档案员的业务培训工作。
7、开展档案宣传教育工作，提高全院教职工的档案管理意识。
8、开展档案工作的信息化建设，实现档案工作的现代化管理。
9、完成学院领导及院办交给的其它工作任务。
第八条 兼职档案员的任务和部门领导的职责
1、学习档案工作有关方针政策，掌握档案业务知识。
2、制订本部门档案工作年度计划。
3、负责本部门档案的收集、整理、立卷和向档案室的移交工作，确保文件材料的齐全、完整和加工质量。
4、按时向档案室移交归档。
5、业务上接受档案室的指导和培训。
6、部门分管档案工作的领导要把部门档案工作作为自己的重要职责，对本部门的档案工作给予及时的检查、指导和全力支持。将本部门的档案工作纳入工作计划和年度考核目标。
第三章 文件材料的积累、立卷和归档
第九条 学院及各部门应实行各项工作与档案工作“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，以确保各部门应归档的文件材料能完整、准确、系统、及时地归档保存。
1、学院在党政管理活动中形成的文件材料，应严格按照文书处理程序办理。文件材料办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应把原稿、正文及有关材料整理好，交本部门档案管理员保存，以便立卷归档。
2、学院各教学管理部门和院、系、部应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档制度，确保每一个教学年度在教学管理工作中形成的文件材料（包括不同层次、不同学制的学生培养过程中形成的全部教学文件材料）的完整、准确、系统。
3、在科研工作中，应实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达科研任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成、积累情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案材料同步；上报、登记和评审科研成果与检查其立卷归档情况同步。
第十条 我院实行文件材料形成部门和课题组立卷的归档制度
1、学院各部门、院、系、部等单位的兼职档案管理员应根据本部门、本单位的业务工作规律，及时将办理完的文件材料按类别、问题、时间等排列装入卷宗（盒、袋）内，以便按规定整理立卷向档案室移交。
2、学院各项科研项目，完成或未完成的由课题组指定专人负责，把研究过程中形成的文字、图表、图片等所有材料妥善保存，待项目完成后整理立卷，经课题组负责人审查后向档案室移交。
3、学院在设备的采购、验收、安装、调试、维修等工作的同时，应要求其将有关技术资料及各种手续材料及时保存并整理归档。
第十一条 凡需立卷归档的文件材料，必须遵循按照其自然形成规律、保持其有机联系、便于保管利用的原则，进行系统整理、组卷、装订、编写页号、拟写录入案卷题名、录入卷内目录、填写备考表、注明密级和保管期限。
第十二条 凡应归档的文件材料均应质地优良、书绘工整、图样清晰；不得用易褪色、易变质的材料书写；不能用金属物装订。
第十三条 各类文件的归档范围
1、党群类：主要包括学院党委、组织部、宣传部、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关及学院关于党群管理的文件。
2、行政类：主要包括学院各行政部门行政管理工作中形成的各种文件、会议记录及纪要；上级机关关于高校人事管理、行政管理的文件材料。
3、学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的学籍档案，包括入学登记表、体检表、学籍异动、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表及学生工作部门在学生管理活动中形成的文件材料。
4、教学类：主要包括学院及各院、系、部在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的有保存价值的文件材料。
5、科研类：科研管理部门、单位、个人在科研管理和科研实践中形成的具有保存价值的文件材料。
6、设备类：仪器设备管理部门、使用部门在仪器设备管理、购置、安装、使用、改造、维修过程中形成的具有保存价值的文件材料。
7、出版类：学院编辑出版的正式或内部报、刊及其管理文件材料。
8、外事类：学院外事管理部门及有关部门在外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的文件材料。
9、声像类：声像管理部门及有关部门在声像管理和声像载体材料制作过程中形成的具有保存价值的文件材料及照片(底片)、影片、幻灯片、缩微胶片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。
10、实物类：学院及各院、系、部所获得的省、市级以上的奖励证书、奖牌、奖杯、锦旗及上级领导和知名人士的题词、信函等。
以上各类文件材料的详细归档范围按《河北传媒学院文书档案归档内容范围》办理。各类档案都必须按规定收集、整理、立卷后向档案室移交，任何单位和个人都不得据为己有。
第十四条 各类档案的归档时间
1、党群、行政、出版、外事类档案（按年度归档）应在次年六月底前归档。
2、教学类、学生类档案（按学年度归档）应在次学年度寒假前归档。
3、科研类档案应在项目完成鉴定后两个月内归档。
4、设备类档案应在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。
5、声像类档案应于录制编辑试放后两个月内归档。
第十五条 学院各部门向档案室移交档案时，必须办理交接手续，填写移交清单一式两份，双方清点无误后签字、盖章，各执一份存查。
第十六条 学院专、兼职档案工作人员有责任检查、督促、指导立卷人员做好文件材料的收集、积累、立卷、归档工作。
第四章 档案管理
第十七条 学院档案管理部门要按照国家档案管理标准化规范化的规定与要求，制定学院的档案实体分类法和各类档案工作规范，编制案卷目录、全引目录等。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。第十八条 各类档案保管期限。学校各类档案根据其价值分为永久保管、长期保管（30年）、短期保管（10年）三种。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、学生、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般活动的，在长时期内对学校、学生、社会有查考利用价值的，列为长期保管；凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
第十九条 已到期的档案，要在分管档案工作的院长领导下，由档案部门会同有关部门负责人组成鉴定小组共同鉴定。对已失去保存价值的档案须填写销毁清册，并经分管院长批准后方可销毁。销毁档案时，须有二人押运到指定造纸厂并监销。监销人员要在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。
第二十条 档案密级的划分，应由立卷单位确定后用铅笔标明在案卷封面上，然后由档案部门和保密负责人审查调整。
第二十一条 档案部门应由专人进行下列统计工作
1、对档案的收进和移出、全宗和案卷数量及档案的利用情况进行统计。
2、按照有关规定，向省教育厅报送档案工作基本情况统计表。
第二十二条 学院要保证档案工作所需经费；为档案部门提供专用的、符合档案保管条件的档案库房；为档案部门配置先进的管理设备，逐步实现档案管理现代化。
第二十三条 档案部门要有专人负责档案库房的管理与技术设备的管理，对破损、字迹褪色的档案应及时修复或复制。
第二十四条 档案库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全措施及设备。库房管理人员要定期检查档案的保管情况，发现问题要及时向院办领导报告，并及时进行处理。
第五章 档案的开发和利用
第二十五条 学院档案室要积极创造条件，按照国家有关规定向学校和社会开放档案。
第二十六条 我院下列档案不宜对外开放
1、涉及党和国家秘密的。
2、涉及个人隐私的。
3、档案形成部门规定限制利用的。
4、学校重要会议记录。
第二十七条 学院档案部门所保存的档案主要供本校利用。其它单位或个人需要查阅时，应持介绍信方可查阅。若利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经主管院长批准。
第二十八条 档案部门提供档案利用工作应遵循下列规定
1、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制。
2、本院工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本部门归档的档案，若查阅非本部门归档的、带有密级的、限制使用的档案，经立卷部门同意，方可查阅。
3、未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
4、凡摘抄、复制档案须经学院档案部门核准并加盖公章，方能生效。
第二十九条 查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得拆卷、污损、涂改、转借、遗失。归还档案时档案部门要认真检查、注销，如有损坏、丢失档案者，须及时报告学院领导，严肃处理。
第六章 考核、奖励与处罚
第三十条 学院档案部门应建立考察、考核、评估制度，明确岗位职责，对于在档案工作中做出突出贡献的专兼职档案工作人员，由学院给予表彰奖励。
第三十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，因玩忽职守造成档案损失或失密、泄密的有关领导和个人，根据情节轻重，依照有关规定，由学院给予行政处分；构成犯罪的由司法部门依法追究刑事责任。